Webshop-Projekte erfolgreich durchführen: Mit diesen Tipps beschleunigst du den Start

Egal ob Webshop, Website oder Portal, in der Regel starten alle Webprojekte mit einer Abstimmungsrunde, einem Workshop oder einer beliebigen Art von Informationsaustausch zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. Sehr häufig sind am Ende der Gespräche viele Fragen offen, deren Beantwortung nur einem Ziel dient:

Der Bereitstellung von notwendigen Informationen rund um die Umsetzung deines Projektes.

Bei der Erstellung eines neuen Online-Shops ist die Menge der benötigten Daten besonders hoch. Leider ist es für Projektverantwortliche in Unternehmen oft nicht einfach alle benötigten Informationen kurzfristig zu beschaffen – ein zeitaufwendiger Prozess beginnt, der den Projektstart um Wochen verzögern kann. Das muss nicht sein, wenn du unsere Ratschläge zur Projektvorbereitung berücksichtigst.

Die Projektphasen

Damit du verstehen kannst, wie dir unsere Tipps zur Projektvorbereitung helfen können einen schnellen Umsetzungsstart zu gewährleisten, möchten wir dir zunächst einen kleinen Überblick über den Ablauf eines Umsetzungsprojekts geben.

In der Regel teilen sich Webprojekte in fünf verschiedene Phasen ein:

1. Projektanbahnung
2. Konzeptions- und Planungsphase
3. Designentwicklung
4. Technische Umsetzung
5. Launch

In den ersten drei Phasen wird der Grundstein für das Projekt gelegt. Du kannst davon ausgehen, dass dafür ca. 40-50 % des Gesamtumsetzungszeitraums benötigt werden. Wenn wir von einer beispielhaften Gesamtprojektdauer von acht Monaten ausgehen, dann dauert es bis zu vier Monate bevor überhaupt die erste Zeile Code geschrieben werden kann.

Dies ist ein langer Zeitraum, der das Projektrisiko für alle Beteiligten erhöht. Häufig entsteht insbesondere in der Projektanbahnungs- und der Konzeptionsphase das Gefühl, dass es nicht schnell genug vorangeht. Die Agentur hat immer wieder Rückfragen, weil Informationen fehlen. Der Zeitplan gerät unter Druck, weil du Schwierigkeiten hast, den notwendigen Wissenstransfer zu gewährleisten. Es kann bereits ausreichen, dass der in deinem Unternehmen für ein bestimmtes Themengebiet zuständige Kollege im Urlaub ist, um einen engen Zeitplan zunichte zu machen. Im schlimmsten Fall wird die jeweilige Phase ohne ausreichende Ausarbeitung beendet. Der entstandene Mangel an Informationen und Konzeption wird für das gesamte Projekt während der Umsetzung zur Belastung und führt zu weitreichenden Folgeproblemen. Diese Schwierigkeiten kannst du allerdings aktiv vermeiden.

Sorge mit einem Anforderungskatalog für einen hohen Informationsgrad

Stell dir vor, dass die Agentur bei der du dein Projekt platzieren möchtest keine Vorstellung von deinen Ideen und deiner Branche hat. Dennoch müssen verschiedenen Projektbeteiligte beim angefragten Dienstleister verstehen können, was genau dein Shop abbilden soll. Um dieses Basiswissen zu schaffen, empfehlen wir dir einen Anforderungskatalog zu erstellen. 

Dieses Dokument sollte alle relevanten Eckpunkte des Projekts aus deiner Sicht beschreiben. Versuche eine formale Struktur zu erschaffen die dir ein schnelles, unkompliziertes Arbeiten ermöglicht, aber für Dritte nachvollziehbar bleibt. Dazu sind zum Beispiel die Nutzung von Haupt- und Unterüberschriften sowie die Einbindung eines automatisierten Inhaltsverzeichnisses gut geeignet.

Der Fokus deiner Arbeit sollte dabei aber auf dem Inhalt deiner Dokumentation liegen. Deiner Agentur wird es ziemlich egal sein, ob deine Zusammenfassung kleinere Rechtschreibfehler oder optische Unzulänglichkeiten aufweist. Solange du es schaffst alle grundlegenden Infos zu übermitteln, wird dein Ansprechpartner es dir danken.

Sehr wichtig für die Vermittlung von Wissen ist eine klare Ausdrucksweise. Vermeide es Fachbegriffe aus deiner Branche zu verwenden, die deinem Gegenüber eventuell nicht geläufig sind oder erkläre diese entsprechend kurz.

Versuche Begrifflichkeiten, welche unterschiedliche Dinge bedeuten, aber ähnlich klingen, voneinander abzugrenzen und Unterschiede herauszuarbeiten, damit es nicht zu Verständnisproblemen oder Verwechslungen kommen kann. Versetze dich bei der Zusammenstellung deines Anforderungskatalogs in jemanden  hinein, der branchenfremd ist und versucht zu verstehen, was deine Dokumentation eigentlich vermitteln soll. Es kann hilfreich sein, wenn du deine Anforderungen aus der Perspektive eines Shopnutzers in Form von Userstories formulierst.

Wann du die Informationen beschaffen solltest

Rechne für die Erstellung eines Anforderungskatalogs unbedingt genügend Vorlaufzeit ein. Teilweise wirst du Informationen einholen müssen, die dir nicht geläufig sind oder bei denen du auf die Hilfe von Dienstleister(n) oder Kollegen zurückgreifen musst. Diese Abstimmung kann viel Zeit in Anspruch nehmen.

Je nach Komplexität des Shops und der Anzahl der in deinem Unternehmen beteiligten Personen, solltest du mindestens drei bis sechs Monate bevor du an potentielle Umsetzungspartner herantrittst, also noch vor der Projektanbahnungsphase, damit beginnen an der Dokumentation zu arbeiten.

Was deine Agentur grundsätzlich von dir wissen möchte

Hast du einen grundlegenden Aufbau für dein Dokument gefunden, wirst du vor der Frage stehen, welche Inhalte überhaupt notwendig sind.

Beginne deinen Anforderungskatalog mit einer Einleitung, die erklärt in welcher Branche ihr tätig seid und ob ihr einen Relaunch oder einen komplett neuen Shop plant.

Als nächstes solltest du aufzeigen welche terminlichen Einschränkungen für das Projekt bestehen. Soll der Shop zu einem bestimmten Event oder Produktlaunch online sein? Dann beschreibe die Umstände und den Termin genau. Ansonsten reicht es, wenn du ein Quartal als Zielkorridor für den Fertigstellungswunsch angibst.

Fahre fort, indem du eure Zielgruppe beschreibst. Du musst hier keine ausführlichen Analysen ausformulieren. Es reicht an dieser Stelle, wenn du deine Kunden grob stichpunktartig umschreibst. Sollte es in eurem Unternehmen bereits entsprechende Ausarbeitungen geben, so kannst du an dieser Stelle einfach auf das entsprechende Dokument verweisen. Du darfst nur nicht vergessen dieses deinen Ansprechpartnern später neben deinem Anforderungskatalog zu übermitteln. Hast du bereits Ziele festgelegt die der neue Shop erfüllen soll, solltest du diese erläutern. Es geht dabei nicht unbedingt darum finale Umsatzziele oder Zahlen zu definieren. Du kannst hier auch Themen wie etwa „Verbesserung der User Experience“ oder „Erhöhung der Reichweite“ nennen.

Setze die richtigen Schwerpunkte

Wichtig bei der Ausarbeitung der Inhalte ist die richtige Detailtiefe. Schreibe nur deine funktionalen und optischen Anforderungen und Ideen für den Shop auf. Du sollst selbst keine Lösungsvorschläge erarbeiten. Dies ist Aufgabe deiner Agentur.

Design, Schnittstellen, Produkte und Bestellablauf – beschreibe die Kernthemen deines Webshops

Aus Sicht der umsetzenden Agentur ist es von essentieller Bedeutung zu erfahren, welche Anforderung du an das Design und die Funktionalitäten des Shops hast. Wir empfehlen dir die zwei Themengebiete in deinem Dokument als getrennte Kapitel zu behandeln.

Grundlage des Designs ist unter anderem die Festlegung der Navigationsstruktur. Falls es Navigationspunkte gibt, die für dich Pflicht sind, dann benenne diese. Du solltest allerdings unbedingt eine Keywordanalyse oder besser eine komplette SEO-Beratung bei deiner Agentur anfragen damit die Navigation – und Seitenstruktur – deines neuen Shops zu einem guten Ranking führt. Du kannst zum Beispiel anmerken, dass eine SEO-Betreuung benötigt wird. Dies wird dazu führen, dass dich die Agentur im Hinblick auf die Navigation, den Content und das Tracking des Shops beraten wird.

Die Vermittlung einer Designidee oder einer Anforderung an das Design ist eine schwierige Aufgabe. Formulierungen wie „wir wünschen ein modernes, schickes Design“ kannst du dir dabei sparen. Auch der Hinweis auf ein mobiles Design sollten in der heutigen Zeit nicht notwendig sein. Deine Agentur sollte dafür sorgen, dass dein Shop modernen Standards entspricht.

Versuch dich stattdessen an deiner Zielgruppe zu orientieren. Zum Beispiel: „unsere Kunden sind in der Regel ältere Menschen. Die Texte im Shop müssen daher besonders gut lesbar sein“. Denkbar wäre auch den Fokus über die Artikelart zu setzen „Unsere Artikel sollen Emotionen wecken. Wir möchten daher mit emotionalen Bildwelten arbeiten“.

An dieser Stelle kannst du auch Shops nennen, die dir persönlich gefallen. Dabei solltest du kurz ausführen was dir besonders ins Auge gefallen ist. Verdeutliche dies mit Screenshots. Einen guten Konkurrenten aufzuführen kann ebenfalls nicht schaden.

Wenn in deinem Unternehmen ein CI Dokument oder ein Styleguide existieren, dann führe diese Dokumente auf und übergib sie zusammen mit deinem Anforderungskatalog.

Bei der Beschreibung der Funktionalitäten kannst du dich im Falle von Standardfunktionen, die jeder Shop mitbringt, auf kurze Stichworte beschränken. Eine Formulierung wie „Gastbestellungen sollen möglich sein“ kann dabei schon ausreichend sein. Dies ist insbesondere der Fall, wenn du dich bereits für ein bestimmtes Shopsystem entschieden hast. Diese Entscheidung solltest du dann natürlich auch mit angeben.

Verwende deine Zeit stattdessen lieber darauf Sonderfälle, Geschäftsabläufe und individuelle oder komplexe Anforderungen ausführlich zu beschreiben. Dafür interessiert sich deine Agentur besonders. Dabei solltest du unbedingt zwischen „Must Have“ und „Nice To Have“ Features trennen – so kannst du dem Empfänger mitteilen, was für dich wirklich wichtig ist.

Ein Kernthema deiner Ausführung sollten die Datenströme deines Webshops sein. Handelt es sich um einen Relaunch, dann führst du aus, welche Daten nach Möglichkeit aus dem bestehenden Shop migriert werden sollten. In diesem Fall musst du unbedingt Namen und Version des aktuell verwendeten Shopsystems in dein Dokument aufnehmen.

Wenn in deinem Unternehmen keine Warenwirtschaft, kein PIM System, und keine anderen Datenquellen vorhanden sind, so kannst du in deinem Dokument angeben, dass keine Schnittstellenanbindung geplant ist.

Andernfalls nennst du die anzubindenden Systeme, deren Anbieter und beschreibst den geplanten Ablauf des Datenaustausches. Falls du unsicher bist, wie eure internen Systeme zusammenspielen, dann solltest du dich frühzeitig von einem Kollegen, der für eure Systemlandschaft zuständig ist abstimmen. Die meisten Probleme und Aufwände entstehen in der Konzeption und Umsetzung der Schnittstellenanbindung.

Du solltest daher vorab in deinem Dokument möglichst folgende Fragen beantworten:

1. Welches ist das führende System für die Kundendaten?
2. Welches ist das führende System für die Artikeldaten?
3. Aus welchem System kommen Preise und Warenbestände?
4. An welches System sollen die Bestellungen und Kundendaten aus dem Shop übergeben werden?
5. Gibt es Sonderfälle (zum Beispiel Übertragungen von Gutscheindaten)?

An dieser Stelle solltest du versuchen Schnittstellendokumentationen der jeweiligen Systembetreuer anzufordern und diese in dein Dokument aufzunehmen. Ist eine solche Dokumentation nicht vorhanden, dann versuche gemeinsam mit einem Ansprechpartner deiner IT-Abteilung grundlegende technische Informationen zusammen zu tragen. Diese können sein:

1. Art und Häufigkeit Datenübertagung aus den verschiedenen Systemen
2. Verwendet Dateiformate
3. Umfang der Daten
4. Verfügbarkeit der Systeme
5. Notwendiges Datenformat und Struktur für die Rückübertragung von Bestellungen und Kundendaten
6. Welche Testmöglichkeiten bestehen für den Umsetzungspartner

Wenn möglich solltest du Beispieldateien aus jedem der genannten System mitliefern.

Dein Umsetzungspartner wird besonderen Wert darauflegen, zu verstehen wie deine Produktstruktur aussehen wird. Beschreibe diese daher etwas ausführlicher und erkläre welche Produktarten existieren. Dabei ist interessant, ob es Variantenprodukte gibt, wie deine Kategorie-Struktur aussieht und wie die Anzeige der Lieferzeiten zukünftig abgebildet werden soll.

Anschließend solltest du dazu übergehen zu beschreiben, wie der grobe Bestellablauf aussehen soll. Wenn es sich bei deinem Shop um ein klassisches B2C-Geschäft handelt, dann wird es in den meisten Fällen ausreichen eine Kurzbeschreibung zu verfassen. Alle Shopsysteme bringen von Haus aus eine Registrierung, ein Kundenkonto, eine Newsletter-Registrierung und weitere gängige Standardfunktionen mit. Solange dein Shop nicht von diesen Standards abweicht, musst du diese Abläufe nicht ausführlich darstellen.

Verwende deine Zeit lieber darauf zu beschreiben:

• welche Zahlungsanbieter du einbinden möchtest
• welche Versandarten es geben soll
• wie die Berechnung der Versandkosten erfolgen soll
• ob der Shop mehrsprachig aufgestellt sein soll.

Beschreibe außerdem wie die Kundeninteraktion aussehen soll. Welche Kontaktmöglichkeiten soll es im Shop geben? Zu welchem Zeitpunkt sollen Kunden Benachrichtigungen per Email vom Shop erhalten und welches ist das versendende System?

Nenne technische Anforderungen an den Webserver

Mach dir keine Sorgen über die technischen Anforderungen. Für dein Anforderungsdokument reicht es, wenn du eine grobe Indikation aufnimmst mit wievielen gleichzeitigen Nutzern ihr für den Shop rechnet. Deine Agentur wird sich dann darum kümmern einen geeigneten Server auszuwählen.

Wenn ihr bereits einen Shop betreibt, kannst du an dieser Stelle die Daten eures Webservers auflisten, den Hoster nennen und angeben, ob ihr das System wechseln wollt oder ob dieses von eurem Umsetzungspartner vorab geprüft werden sollte. Sollte es Vorgaben oder Richtlinien von eurer IT geben, dann beschreibe diese grob.

Bestimme Zuständigkeiten und Ansprechpartner

Im Zuge deiner Recherchen innerhalb deines Unternehmens wird sich sicher geklärt haben, welche Personen oder Dienstleister für bestimmte Systeme oder Teilbereiche des Webshops zuständig sind.

Nenne diese Ansprechpartner in deinem Dokument, erkläre die Zuständigkeiten möglichst eindeutig und übermittle die entsprechenden Kontaktdaten.

Deiner Agentur muss klar sein, wen sie bei Nachfragen zu bestimmten Themen kontaktieren darf. Dieser Abschnitt deines Dokumentes ist außerdem gut dazu geeignet deiner Agentur mitzuteilen, wer für die eigentliche Betextung und Contentbefüllung des Shops zuständig sein soll. Deinen Dienstleister wird interessieren, ob ihr diese Arbeiten selbst erledigt oder ob dies von der Agentur übernommen werden soll.

Nutze das Dokument vor und während der Umsetzung

Dein Anforderungskatalog sollte ein lebendiges Dokument sein, dass du im Laufe der Projektvorbereitung und der Projektanbahnung immer weiter verfeinerst. Wenn du unsere Ratschläge berücksichtigt hast, sollte es dir möglich sein die wirklich wichtigen Informationen und Grundlagen mit deinem Dokument schriftlich vor Projektstart an deine Agentur zu übermitteln.

Dies wird dazu führen, dass bei allen Beteiligten eine größere Sicherheit bezüglich des Projektumfangs herrscht und zu einer wesentlich kürzen Projektanbahnungsphase führen.

Außerdem werden sich viele Nachfragen die sich normalerweise in der Konzeptionsphase ergeben bereits erledigt haben.

Im günstigsten Fall hast du so die Wege zur Informationsbeschaffung schon vor Projektstart abgekürzt und die produktive Umsetzung kann wesentlich früher beginnen.

Inspirationen für deinen Webshop findest du in unserem Artikel zu den E-Commerce-Trends 2020. Du interessierst dich für Shopware 6? Vielleicht hilft dir unser Artikel über die wichtigsten Features von Shopware 6 weiter.

Wir wünschen dir viel Erfolg bei der Umsetzung deines Webshops!

Kai