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Saubere Sache: Datenhygiene in Newsletterdatenbank

Als Versender von Newslettern oder Mailings sollte man auch einen leichten Hang zum Putzfimmel haben. Normalerweise steht Frühjahrsputz ja erst in ein paar Monaten an, aber tatsächlich solltest du den Frühjahrsputz in deinen Verteilerlisten und Datenbanken häufiger durchführen. Warum das für dich und den Erfolg deines E-Mail-Marketings so wichtig ist, werde ich dir heute anhand eines Putzplans erläutern.

Was ist eine vernünftige Daten- oder Verteilerhygiene?

Ein Mailverteiler bzw. eine Datenbank unterliegt immer einer natürlichen Fluktuation, dem natürlichen Kreislauf sozusagen. Neue Adressen kommen hinzu, andere hingegen verlassen den Verteiler zum Beispiel durch die Abmeldung vom Newsletter. Und während dieses gesamten Prozesses entsteht leider auch ständig Datenabfall.

Dieser „Müll“ kann sich in unterschiedlichen Varianten auf deine Versandreputation auswirken. Deine Versandreputation gibt Auskunft über Vertrauenswürdigkeit von Mails, die von deiner IP-Adresse versendet werden. Eine gängige Methode diese Reputation zu messen, ist der Sender Score. Dieser wird von Return Path ermittelt. Der Dienstleister für E-Mail-Intellegence beschreibt die Sender Score wie folgt:

“The Sender Score is an indication of the trustworthiness of an email sender’s IP address and is used by email providers and filters to determine additional email filtering criteria. Just like a credit score is used by financial institutions to decide the terms of a loan, email providers use the Sender Score to determine the terms for filtering your emails.” (Quelle: https://www.senderscore.org/)

EinhunderprozentSender score: 100 anpeilen

Der Sender Score wird auf einer Skala von 0 – 100 gemessen, wobei 100 der höchste zu erreichende Wert ist. Je näher dein Score an 100, desto vertrauenswürdiger bist du bzw. deine Versand-IP für die E-Mail-Provider. Die konkrete Auswirkung eines hohen Scores zeigt sich dann bei der Zustellung bzw. Filterung der versendeten Mails. Du wirst grundsätzlich als vertrauenswürdiger Versender eingestuft und deine Mails werden dann nur noch auf Kampagnenebene auf SPAM-Kriterien überprüft. Weist du hingegen einen niedrigen Score auf, stehen dir die Provider grundsätzlich sehr misstrauisch gegenüber und deine Mails laufen Gefahr als SPAM gefiltert zu werden. Dabei werden deine Mails dann zwar als zugestellt deklariert, dennoch kannst du deine Leser nicht erreichen, da die Mail nicht den Posteingang erreicht.

Die regelmäßige Pflege deines Verteilers ist also notwendig, um deine versendeten Mails auch bis in die Posteingänge deiner Abonnenten zu befördern. So weit, so gut. Aber wie genau “putzt” es sich nun am besten?

Die Grundreinigung der E-Mail-Daten

In regelmäßigen Abständen ist Großreinemachen angesagt. Dabei müssen Adressen, die unzustellbar sind, die sogenannten Bounces, aus dem Verteiler entfernt werden. Viele E-Mail-Marketing-Tools bieten diesen Service (Bounce Handling oder Bounce Management) bereits automatisch an. Wenn die Mail von einem Kontakt als unzustellbar markiert wurde, werden diese Kontakte dann aus der Liste der anzuschreibenden Kontakte entfernt. Dieser Service der Tools spart dir Zeit, indem es diese Aufgabe für dich erledigt. Damit sparst du nicht nur Geld, sondern steigerst durch den gepflegten Verteiler auch langfristig deinen E-Mail-Marketing-Erfolg.

Die Kosten für eine solche Lösung variieren sehr stark nach dem angebotenen Leistungsumfang. Du solltest also vor der Anschaffung genau überlegen, was für Features du benötigst und welcher Anbieter das beste Modell für deine Bedürfnisse bietet.

Nutzt du keine solche Lösung, musst du selbst aufräumen. Eine unabdingbare Methode, um von Anfang für eine niedrige Bounce-Rate im Verteiler zu sorgen, ist seine Abonnenten nur über das Double-Opt-In-Verfahren zu generieren. Abonnenten, die sich proaktiv angemeldet haben, haben eine sehr geringe Wahrscheinlichkeit zu einem Bounce zu werden.

Tastatur sauberNewsletter mögen es blitzeblank

Auch die Interaktionen, die deine Abonnenten mit deinen Mails haben, wirken sich auf deine Zustellbarkeit aus. Je niedriger die Interaktionsraten (zB. Öffnungen und Klicks) auf deine Mailings sind, desto weniger Glaubwürdigkeit hast du. Beobachte deine Datenbank also genau. Gibt es Kontakte, die bereits seit einiger Zeit keinen Kauf und keine Öffnung getätigt haben? Segmentiere diese Kontakte und versuche Sie wieder zu aktiven Lesern zu machen. Dies funktioniert über eine sogenannte Reaktivierungskampagne. Dabei sendest du an die inaktiven Konakte eine Kampagne mit besonderen Angeboten oder Inhalten und überprüfst, ob die Kontakte so wieder zum Interagieren bewegen kannst. Eine solche Kampagne sollte stets mehrere Stufen umfassen und du solltest dir von Anfang an darüber Gedanken machen, was mit den inaktiven Kontakten passieren soll. Aus Sicht der Versandreputation empfiehlt es sich, diese Kontakte aus dem Verteiler zu nehmen. Dadurch verbesserst du nicht nur deine Zustellquote sondern senkst gleichzeitig auch noch die Kosten für deinen Versand.

Mit der Reaktivierung und dem Aussortieren von inaktiven Adressen vermeidest du es auch, dir die so genannten Spam Traps in den Verteiler zu holen. Spam Traps oder auch Spamfallen sind inaktive E-Mail-Adressen, die von den Providern umgewandelt und für das Aufspüren von Spam genutzt werden. Überprüfst du regelmäßig deine Versandreputation, werden dir mögliche SpamTrap-Treffer für deine Versand-IP angezeigt. Eine Aufschlüsselung, welche E-Mail-Adresse hinter diesem Treffer steckt, gibt es leider nicht.

Fazit: Verteiler brauchen einen Putzplan

Jetzt kannst du deinen eigenen Putzplan für deinen Verteiler erstellen. Achte darauf, dass der Plan auch eingehalten wird, ansonsten verdreckt und vermüllt nicht nur dein Verteiler, sondern du büßt möglicherweise etwas von deiner Versandreputation ein. Soweit solltest du es nicht kommen lassen. Viel Spaß beim „klar Schiff“ machen!

Deine Putzfee
Unterschrift-christin

Bildquellen: iStockphoto.com / © anaken2012; iStockphoto.com / © mariusz_prusaczyk; iStockphoto.com / © Shevchuk Boris

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